Digitale PersonalaktePersonalakten sicher und DSGVO-konform digitalisieren
TROPPER übernimmt die komplette Digitalisierung Ihrer Personalakten – von der sicheren Abholung über den professionellen Scan bis hin zur fertigen, DSGVO-konformen Akte. Sie erhalten strukturierte elektronische Personalakten, die sich nahtlos in Ihr HR- und ECM-System integrieren lassen. Profitieren Sie von automatisierten Prozessen und unserer umfassenden Expertise!
- DSGVO-konforme Digitalisierung und ISO-9001-Zertifizierung
- End-to-End-Service
- Kalkulierbare Kosten, geringer interner Ressourcenaufwand
DSGVO-konform und revisionssicher
Vom Transport über die Verarbeitung bis hin zur verschlüsselten Datenübergabe erfüllt jeder Prozessschritt die Anforderungen an den Datenschutz rund um Personalakten. Sämtliche Abläufe werden lückenlos dokumentiert.
Zeit und Kosten sparen
Die digitale Personalakte eliminiert administrative Routineaufgaben wie Suchen, Ablegen und Sortieren. Ihr HR-Team gewinnt wertvolle Zeit für strategische Aufgaben wie das Recruiting und die Mitarbeiterentwicklung.
Zugrif f jederzeit und überall
Ob aus der Zentrale, einer Niederlassung oder dem Homeoffice: Berechtigte Mitarbeitende können jederzeit standortübergreifend und sicher auf digitale Personalakten zugreifen.
Nahtlose Integration in Ihr HR- und ECM-System
Wir bereiten Ihre digitalen Personalakten so auf, dass sie sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lassen. Die vollständig klassifiziertenund indexierten Akten werden verschlüsselt und mitsamt allen Metadaten in Ihr HR- oder ECM-System übertragen. So können Sie Ihre elektronischen Personalakten unmittelbar nach der Migration produktiv nutzen.
Warum Personalakten digitalisieren?
Papierakten bremsen die Arbeit von HR-Abteilungen täglich aus. Dokumente müssen manuell gesucht, kopiert und wieder einsortiert werden. Dadurch geht wertvolle Zeit verloren, die nicht mehr für das Recruiting, Mitarbeitergespräche und strategische Personalarbeit zur Verfügung steht. Gleichzeitig steigen mit ungesicherten Papierakten die Risiken für den Datenschutz.Die Lösung ist eine zentrale, digitale Personalakte, die DSGVO-konform aufgebaut ist und Ihrem Team sofortigen, sicheren Zugriff auf alle HR-Dokumente ermöglicht.
DSGVO-konform und revisionssicher
Eine Verschlüsselung, Zugriffsprotokolle sowie ein granulares Berechtigungskonzept schützen sensible Personaldaten zuverlässig. Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert.
Weniger Aufwand und Kosten
Kein Drucken, kein Versenden, kein Archivraum: Die digitale Personalakte reduziert den administrativen Aufwand und senkt nachhaltig Ihre laufenden Verwaltungskosten.
Sekundenschnelle Suche
Dank Volltextsuche finden berechtigte Mitarbeitende jedes Dokument in Sekunden. Das langwierige Blättern in Papierakten gehört endgültig der Vergangenheit an.
Ortsunabhängiger Zugrif f
Ob Homeoffice, Filiale oder Zentrale: Ihre elektronischen Personalakten sind jederzeit und überall verfügbar – sicher und in Echtzeit, ohne physische Aktenordner.
Personalakten DSGVO-konform digitalisieren – unser Prozess
Datenschutz ist bei Personalakten oberste Pflicht. Unser ISO-9001-zertifizierter Prozess erfüllt die Anforderungen der DSGVO in jedem einzelnen Schritt.
Gesicherte Abholung und Überführung
Systematische Klassifizierung und Indexierung
Sichere Übergabe und Vernichtung
Personalakten digitalisieren: Outsourcing oder in Eigenregie?
Die Entscheidung, ob Sie Ihre Personalakten intern digitalisieren oder einen spezialisierten Dienstleister damit beauftragen, hat Einfluss auf den Aufwand, die Durchführungs- und Ergebnisqualität sowie die Rechtssicherheit Ihres gesamten Projekts.
Outsourcing an TROPPER
- DSGVO- und ISO-konforme Umsetzung
- Garantierte Ergebnisqualität
- Transparente Kosten- und Zeitplanung
- HR-Team bleibt im Kerngeschäft
- Eigene Logistik & Sicherheitsinfrastruktur
Digitalisierung in Eigenregie
- Integration und Kontrolle von Datenschutzmaßnahmen
- Hohes Fehlerrisiko bei Klassifizierung und Indexierung
- Hohe, schwer zu kalkulierende Personalkosten
- Langfristige Bindung wertvoller HR-Ressourcen
- Investitionen in technisches Equipment
Aufbereitung und Migration bestehender digitaler Personalakten
Nicht jede bereits elektronisch vorliegende Personalakte ist auch gut aufbereitet. Unsaubere Scans, fehlende Klassifizierung oder inkonsistente Register erschweren die tägliche Arbeit und bergen datenschutzrechtliche Risiken. Wir bringen Ordnung in Ihre Bestandsakten.
Analyse und Zielkonzeption
Wir prüfen die vorhandene Datenqualität: Welche Registerstruktur liegt vor? Sind die Dokumente bereits klassifiziert und indexiert oder lediglich als unstrukturierte PDFs abgelegt? Auf dieser Grundlage definieren wir den Zielstandard für Ihre digitalen Personalakten, abgestimmt auf Ihr HR- oder ECM-System.
Klassifizierung und Indexierung
Unstrukturierte Altakten werden dokumentengenau aufgelöst und nach einheitlichen Dokumentenarten klassifiziert. Jedes Dokument erhält mit Personalnummer, Name und Datum eindeutige Indexdaten. So entsteht eine konsistente und strukturiert nutzbare elektronische Personalakte.
Sicherer Import in Ihr Zielsystem
Die aufbereiteten Akten werden verschlüsselt über standardisierte Schnittstellen in Ihr HR- oder ECM-System importiert. So entfaltet die digitale Personalakte ihr volles Potenzial und Ihr HR-Team kann direkt auf deren Inhalte zugreifen.
Unser Leitfaden zeigt Ihnen, wie der erfolgreiche Umstieg auf die digitale Personalakte gelingt. Die Lektüre ist auch für Unternehmen empfehlenswert, die ihre Personalakten bereits digitalisiert haben, deren Potenzial jedoch noch nicht vollständig ausschöpfen können.
Erfahrung, Qualität und Sicherheit für Ihre digitale Personalakte
Bei der Digitalisierung von Personalakten sind verlässliche Prozesse, hohe Qualitätsstandards und konsequenter Datenschutz entscheidend. TROPPER verbindet jahrzehntelange Erfahrung mit zertifizierten Verfahren für planbare Projekte und sichere Ergebnisse.
Eingangspost, Bestandsakten, Vertragsunterlagen – unsere Hochleistungsscanner verarbeiten jährlich über 55 Millionen Seiten zuverlässig und in höchster Qualität.
Schon seit über sechs Jahrzehnten stehen wir für branchenspezifische Lösungen im Dokumenten- und Inputmanagement.
An fünf Standorten in Deutschland arbeiten über 300 Spezialistinnen und Spezialisten für unsere Kunden. Wir sind nah dran, sichern kurze Wege und bieten persönliche Betreuung.
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte
Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um die digitale Personalakte, den Datenschutz und den Digitalisierungsprozess.
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Papierakte. Sämtliche mitarbeiterbezogenen Dokumente, beispielsweise Arbeitsverträge, Zeugnisse, Versicherungsnachweise oder Bescheinigungen, werden darin strukturiert abgelegt und sind über ein HR- oder ECM-System sicher zugänglich. Das ermöglicht schnelleren Zugriff, einheitliche Prozesse und eine erhöhte Datensicherheit.
Ist das Digitalisieren von Personalakten DSGVO-konform?
Ja, sofern die Prozesskette korrekt aufgesetzt wird. Zu den entsprechenden Maßnahmen gehören der Transport in verschlossenen Datenschutzkoffern mit GPS-Überwachung, eine lückenlose Dokumentation, Zutrittskontrollen und Videoüberwachung in der Produktion sowie die datenschutzkonforme Vernichtung der Originaldokumente. Bei TROPPER ist der gesamte Prozess nach ISO 9001:2015 zertifiziert und erfüllt alle Anforderungen der DSGVO.
Wir sorgen für maximale Sicherheit beim Transport. Zu den Maßnahmen gehören verplombte, feuerfeste Datenschutzkoffer, firmeneigene Fahrer und GPS-überwachte Fahrzeuge sowie eine lückenlose Dokumentation. So ist der Datenschutz von der Abholung beim Kunden bis zur Ankunft in einer unserer Produktionsstätten zu jeder Zeit gewährleistet.
Ab wann ist die digitale Personalakte Pflicht?
Eine generelle Pflicht zur digitalen Personalakte besteht derzeit nicht. Ab dem Jahr 2027 müssen jedoch Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen elektronisch geführt werden, da die bisherigen Befreiungsregelungen Ende 2026 auslaufen.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Personalakten?
Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für Personalakten. Die Vorgaben variieren je nach Dokumentenart: Lohnunterlagen etwa müssen derzeit acht Jahre aufbewahrt werden (verkürzt durch das BEG IV, zuvor zehn Jahre). Maßgeblich sind jeweils die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die sich u. a. aus arbeits- und sozialrechtlichen Vorgaben ergeben. Mit einer strukturierten digitalen Personalakte können Sie die mit jeder Dokumentenklasse verbundenen Fristen zuverlässig einhalten und Löschroutinen automatisiert umsetzen.
Was kostet die Digitalisierung von Personalakten?
Was gehört in eine Personalakte?
Eine Personalakte enthält typischerweise Arbeitsverträge, Zeugnisse, Abmahnungen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsunterlagen, Fortbildungsnachweise und Beurteilungen. Welche Dokumente genau in die digitale Version aufgenommen werden, definieren wir in einem gemeinsamen Workshop mit unseren Kunden.
Wichtig: Nicht alles darf in die Personalakte gelangen. So sind beispielsweise private Gesundheitsdaten oder eine Information zur Gewerkschaftszugehörigkeit tabu.
Hat der Betriebsrat bei der Einführung der digitalen Personalakte ein Mitbestimmungsrecht?
Die Einführung ist in der Regel nach § 87 BetrVG mitbestimmungspflichtig, da hierfür ein IT-System zur Verarbeitung personenbezogener Daten eingesetzt wird. Wir empfehlen deshalb, den Betriebsrat frühzeitig in das Vorhaben einzubinden. So lassen sich von Beginn an etwaige Vorbehalte vermeiden und wichtige Regelungen zu Zugriffsrechten und Datenschutz in einer Betriebsvereinbarung treffen.
Was passiert mit den Papier-Originalakten nach der Verarbeitung?
Nach der Digitalisierung können Sie entscheiden, was mit den Originalen geschieht. TROPPER bietet die drei Optionen einer sicheren Zwischenlagerung, einer zertifizierten Vernichtung nach DIN 66399 oder einer Rückführung. Bis Sie uns die schriftliche Freigabe zur Vernichtung der Papierdokumente erteilen, verbleiben sie in unserem gesicherten Dokumentencenter.
Sichern Sie sich jetzt eine kostenlose Erstberatung!
Im Rahmen dieser Erstberatung analysieren wir Ihre Anforderungen, Prozesse und Digitalisierungsziele und stellen Ihnen unsere Herangehensweise vor. Anschließend erhalten Sie ein unverbindliches, individuelles Angebot mit transparenter Kostenstruktur.
